Коммерческая (должная) осмотрительность

Коммерческая (должная) осмотрительность —

Это комплекс проверочных действий, которые компания должна предпринять до заключения сделки, чтобы:

убедиться в добросовестности контрагента;
подтвердить его способность выполнить обязательства;
избежать последствий за участие в нереальных или фиктивных сделках.

Если компания проявила такую осмотрительность и задокументировала ее, она защищена от многих налоговых и правовых рисков.

Основной норматив:

ст. 54.1 НК РФ (с 2017 года) — "Ограничение учета расходов и налоговых вычетов".

Организация обязана проявлять осмотрительность и осторожность при выборе контрагента.
Если сделка фиктивна или контрагент не имел возможности исполнить обязательства, расходы/вычеты не признаются.

Другие источники:

ст. 10 ГК РФ — запрет на злоупотребление правом;
ст. 168–170 ГК РФ — недействительность сделок;
Постановления Пленума ВАС РФ №53 (2006), №54 (1999);
Письма ФНС (например, от 10.08.2017 №ЕД-4-2/13609@).

Когда проверка обязательна:

Все новые контрагенты.
Сделки с крупной суммой или с существенными налоговыми последствиями (НДС, налог на прибыль).
Контрагенты с "рискованными" признаками:
- массовый адрес;
- подозрительные реквизиты;
- подозрительно низкие цены;
- нет имущества, персонала;
- нет сайта или контактных данных.
При сомнительных условиях сделки (сверхвыгодные условия, срочность, оплата на третье лицо).

Пошаговый алгоритм проявления осмотрительности (по практике ФНС и судов):

Сбор основных регистрационных данных контрагента

Цель: Проверить юридическое существование контрагента, его регистрационные данные, наличие необходимых разрешений.

Проверка:

Выписка из ЕГРЮЛ / ЕГРИП:
- - ИНН, ОГРН/ОГРНИП, КПП.
  - Юридический адрес.
  - ФИО руководителя, участников, учредителей.
  - Вид деятельности (ОКВЭД).
  - Дата регистрации.
Проверка действительности компании через сайт ФНС: https://egrul.nalog.ru
Проверка на массовые адреса (в выписке или сервисах ФНС).
Проверка полномочий подписанта (руководителя, представителя по доверенности).
Проверка лицензий (при необходимости).

Документы для архива:

Выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП (обязательно в архив проверки).
Копия лицензии (при наличии).

Проверка финансового состояния и налоговой дисциплины

Цель: Оценить платежеспособность и благонадежность контрагента.

Проверка:

Сайт «Прозрачный бизнес» ФНС: https://pb.nalog.ru
- Наличие долгов по налогам.
- Участие в налоговых схемах.
- Признаки фирмы-однодневки.
Публикации бухгалтерской отчетности (выручка, активы, прибыль).
Проверка сведений о банкротстве:
- ЕФРСБ (https://bankrot.fedresurs.ru).
Проверка судебных решений (на сайте арбитража: https://kad.arbitr.ru).
Проверка на наличие исполнительных производств (ФССП: https://fssp.gov.ru).

Документы для архива:

- Сводный отчет из «Прозрачного бизнеса».
- Сведения из ЕФРСБ.
- Скриншоты или отчеты из арбитражных дел и ФССП.

Проверка деловой репутации и реальности деятельности

Цель: Оценить добросовестность и реальность ведения бизнеса контрагентом.

Проверка:

Сайт компании (наличие, содержание, контактная информация, реквизиты).
Наличие офиса, склада, производства (при необходимости — запрос фотографий, визит).
Сведения о деловой репутации в СМИ, отзывах, профильных источниках.
Оценка контрагентов и партнеров контрагента (по открытым источникам).
Проверка по Реестру недобросовестных поставщиков (zakupki.gov.ru).

Дополнительные источники (по ситуации):

Контур-Фокус, СПАРК, СБИС-Контрагент.
Профильные отраслевые источники.

Документы для архива:

- Отчет о деловой репутации.
- Протокол переговоров, письма, коммерческое предложение.
- Фото/видео доказательства реальности деятельности.

Проверка условий сделки и документов

Цель: Проверить законность и обоснованность условий договора.

Проверка:

Предмет договора (соответствует ли деятельности компании).
Рыночность цены (анализ аналогичных предложений).
Проверка сроков исполнения, штрафов, условий расчетов.
Сопоставимость сделки с деятельностью самой компании.
Проверка на заинтересованность / аффилированность (при необходимости).

Документы для архива:

- Коммерческие предложения.
- Анализ рыночных цен.
- Договор и все приложения.

Внутренняя фиксация проверки

Цель: Закрепить факт проявления осмотрительности и обоснованности выбора контрагента.

Действия:

Оформить служебную записку / заключение по результатам проверки контрагента.
Утвердить заключение руководителем или уполномоченным лицом.
Сохранить все документы, отчеты, скриншоты, переписку.

Пример структуры служебной записки:

- Дата, номер.
- Сведения о контрагенте.
- Источники проверки.
- Выводы о рисках и рекомендации.
- Подписи ответственных лиц.

Контроль исполнения сделки

Цель: Подтвердить реальность исполнения сделки.

Контроль:

Проверка фактического исполнения договора:
- Акт выполненных работ.
- Товарно-транспортные накладные.
- Счета-фактуры.
Контроль оплаты:
- Банковские выписки, платежные поручения.
Фото/видео отчеты (по поставке, выполнению работ — если необходимо).

ФНС учитывает, чтобы:

Осмотрительность соответствовала масштабу сделки (разумность проверки).
Проверка была документально зафиксирована.
Действия по сделке соответствовали обычной деловой практике.

Внутренний регламент проверки контрагентов

(примерный шаблон)

1. Цели и задачи регламента

1.1. Настоящий регламент устанавливает единый порядок проверки контрагентов, направленный на:

минимизацию налоговых рисков,
предотвращение заключения сделок с недобросовестными или фиктивными компаниями,
обеспечение проявления должной осмотрительности.

1.2. Регламент обязателен для применения всеми структурными подразделениями компании, ответственными за заключение договоров.

2. Общие принципы проверки

Проверка должна быть соразмерной уровню риска сделки (сумма сделки, значимость контрагента, отрасль).
Все действия по проверке должны быть подтверждены документально.
Ответственные сотрудники обязаны объективно оценивать данные, не допуская формального подхода.

3. Этапы проверки

3.1. Сбор и проверка регистрационных данных контрагента

Наименование показателя	Источник	Способ проверки
ИНН, КПП, ОГРН	ЕГРЮЛ, сайт ФНС	Сверка реквизитов
Юридический адрес	ЕГРЮЛ, ФНС	Проверка на массовость адреса
Директор, учредители	ЕГРЮЛ	Проверка на массовость, дисквалификацию
Вид деятельности	ЕГРЮЛ	Проверка на соответствие предмету сделки
Лицензии (если нужны)	Лицензионные реестры	Проверка наличия и сроков действия

3.2. Проверка благонадежности и финансового состояния

Показатель	Источник	Метод проверки
Долги по налогам	«Прозрачный бизнес» ФНС	Анализ сведений
Сведения о банкротстве	ЕФРСБ	Проверка статуса
Судебные споры	Картотека арбитражных дел	Анализ судебной истории
Исполнительные производства	ФССП	Проверка наличия долгов
Финансовая отчетность	ФНС, коммерческие сервисы	Анализ финансовых показателей

3.3. Проверка деловой репутации и реальности деятельности

Показатель	Источник	Метод проверки
Сайт компании	Официальный сайт	Анализ содержания, реквизитов
Офис, производство, склад	Визит, запрос документов	Фото, видео, акты осмотра (при необходимости)
Репутация	СМИ, интернет-источники	Проверка отзывов
Список РНП	zakupki.gov.ru	Проверка на недобросовестных поставщиков

3.4. Проверка условий сделки

Проверка рыночности цен (сравнение с рыночными предложениями).
Анализ предмета договора (соответствует ли обычной деятельности).
Проверка условий расчетов (наличие аванса, отсрочек, нестандартных условий).
Выявление аффилированности сторон (при необходимости).

4. Документирование проверки

Обязательные документы:

Выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
Сведения о банкротстве, судебных делах, долгах.
Коммерческое предложение контрагента.
Договор с приложениями.
Протоколы переговоров, переписка.
Служебная записка о результатах проверки (по шаблону).

5. Ответственные лица

Этап проверки	Ответственный сотрудник
Сбор и анализ документов	Менеджер по закупкам / юрист
Финансовая проверка	Финансовый отдел / бухгалтерия
Оценка деловой репутации	Служба безопасности / юрист
Подготовка заключения	Ответственный за сделку
Утверждение сделки	Руководитель подразделения